Cara Review OKR: Panduan Evaluasi Kuartalan yang Efektif

Kuartal sudah berakhir. OKR yang kamu tulis tiga bulan lalu masih ada di spreadsheet, tapi kamu tidak yakin apakah hasilnya bagus atau tidak. Beberapa key result tercapai, beberapa tidak tersentuh, dan ada satu yang ternyata sudah tidak relevan sejak bulan kedua.

Lalu apa? Tulis OKR baru dan ulangi siklus yang sama?

Ini yang terjadi di banyak startup. OKR ditulis dengan semangat di awal kuartal, lalu dilupakan, lalu ditulis ulang di kuartal berikutnya tanpa evaluasi yang bermakna. Hasilnya: tim mengulangi kesalahan yang sama, target yang tidak realistis terus ditetapkan, dan OKR perlahan menjadi formalitas yang tidak ada yang serius menjalankan.

Cara review OKR yang benar adalah jembatan antara kuartal yang lewat dan kuartal yang akan datang. Tanpa review, kamu kehilangan separuh nilai dari framework OKR itu sendiri. Artikel ini membahas langkah demi langkah bagaimana melakukan evaluasi OKR kuartalan yang efektif -- dari sistem scoring, agenda meeting, pertanyaan yang harus diajukan, sampai cara transisi ke OKR kuartal berikutnya.

Jika kamu belum familiar dengan dasar-dasar OKR, baca dulu panduan lengkap OKR untuk startup: dari goal setting ke eksekusi sebelum lanjut.

Memahami Sistem Scoring OKR: Skala 0.0 sampai 1.0

Sebelum masuk ke proses review, kamu perlu memahami dulu cara memberi skor pada setiap key result. Sistem scoring OKR menggunakan skala 0.0 sampai 1.0, di mana setiap range punya makna yang berbeda.

Skor 0.0 - 0.3: Gagal mencapai progress bermakna. Key result hampir tidak bergerak dari baseline. Ini menandakan salah satu dari dua hal: target terlalu ambisius tanpa rencana yang jelas, atau ada blocker fundamental yang tidak terantisipasi. Jangan langsung menyalahkan tim -- gali dulu akar masalahnya.

Skor 0.4 - 0.6: Progress signifikan tapi belum sampai target. Ada usaha dan hasil nyata, tapi masih ada gap. Ini sering terjadi di key result yang realistis tapi tim belum menemukan ritme eksekusi yang tepat. Evaluasi apakah dengan waktu tambahan 2-4 minggu target bisa tercapai, atau memang ada hambatan struktural.

Skor 0.7: Sweet spot. Inilah skor ideal dalam filosofi OKR. Target tercapai sebagian besar, dan gap yang tersisa menunjukkan bahwa target memang menantang. Skor rata-rata 0.6-0.7 di seluruh key result menandakan tim menyusun OKR dengan tingkat ambisi yang tepat.

Skor 0.8 - 1.0: Target tercapai atau terlampaui. Sekilas ini terlihat bagus, tapi perlu dicermati. Jika mayoritas key result mendapat skor di atas 0.9 secara konsisten, kemungkinan besar target terlalu mudah. Tim tidak mendorong diri mereka cukup jauh. Kuartal berikutnya, naikkan ambisinya.

Cara Menghitung Skor

Untuk key result berbasis angka, perhitungannya sederhana:

Skor = (Pencapaian Aktual - Baseline) / (Target - Baseline)

Contoh: Key result "Meningkatkan traffic blog dari 5.000 ke 15.000 sessions per bulan." Di akhir kuartal, traffic aktual adalah 11.000 sessions.

Skor = (11.000 - 5.000) / (15.000 - 5.000) = 6.000 / 10.000 = 0.6

Untuk key result berbasis milestone, gunakan penilaian persentase penyelesaian. Misalnya, jika key result "mendapatkan 50 pengguna melalui referral" baru tercapai 20 pengguna, skornya sekitar 0.4-0.5.

Skor objective adalah rata-rata dari seluruh key result di bawahnya. Skor keseluruhan OKR adalah rata-rata dari seluruh objective.

Sebelum Meeting Review: Persiapan yang Sering Dilewatkan

Cara review OKR yang efektif dimulai jauh sebelum meeting-nya sendiri. Persiapan ini krusial, terutama untuk tim kecil yang waktu meeting-nya terbatas.

1-2 Hari Sebelum Review

Setiap pemilik key result mengisi skor mandiri. Jangan tunggu meeting untuk baru menghitung skor. Minta setiap orang yang bertanggung jawab atas key result tertentu untuk mengisi skor dan catatan singkat sebelum meeting. Gunakan spreadsheet sederhana dengan kolom: Key Result, Target, Aktual, Skor, Catatan.

Kumpulkan data pendukung. Pastikan angka-angka yang dipakai untuk scoring sudah final dan bisa diverifikasi. Tidak ada yang lebih membuang waktu di meeting review daripada berdebat soal akurasi data. Tarik data dari analytics, CRM, atau tools lain yang relevan sebelum meeting dimulai.

Siapkan konteks perubahan. Apakah ada hal signifikan yang terjadi selama kuartal yang mempengaruhi OKR? Misalnya, ada anggota tim yang resign, ada pivot kecil di produk, atau ada perubahan kondisi pasar. Catat ini agar bisa dibahas sebagai konteks, bukan sebagai alasan.

Untuk memahami mana metrik yang benar-benar bermakna versus yang hanya terlihat bagus di dashboard, panduan tentang perbedaan OKR dan KPI bisa membantu kamu mengevaluasi apakah key result yang kamu ukur memang hal yang tepat.

Template Agenda Review OKR: Format 90 Menit

Berikut agenda review OKR yang sudah teruji untuk tim kecil. Durasi 90 menit cukup untuk evaluasi mendalam tanpa kehilangan fokus. Untuk tim yang baru pertama kali melakukan review, siapkan 2 jam sebagai buffer.

Bagian 1: Scoring dan Fakta (30 menit)

Menit 1-5: Opening dan ground rules. Ingatkan bahwa review ini bukan sesi menghakimi. Tujuannya belajar, bukan menyalahkan.

Menit 5-30: Walk-through setiap key result. Setiap pemilik key result mempresentasikan skornya selama 2-3 menit dengan format: "Targetnya X, aktual Y, skor Z. Faktor utama: [satu kalimat]. Satu hal yang saya pelajari: [satu kalimat]." Tahan diskusi panjang -- catat pertanyaan untuk bagian berikutnya.

Bagian 2: Analisis dan Pelajaran (30 menit)

Menit 30-45: Pembahasan key result yang menonjol. Fokus pada dua kategori: key result dengan skor di bawah 0.3 (apa yang salah?) dan key result dengan skor di atas 0.9 (apakah target terlalu mudah?). Untuk masing-masing, tanyakan:

• Apa yang menyebabkan skor ini?
• Apakah ini masalah target, eksekusi, atau faktor eksternal?
• Apa yang bisa kita lakukan berbeda jika mengulang?

Menit 45-60: Pola dan insight. Mundur sejenak dari detail individual dan lihat gambaran besar. Pertanyaan yang bisa diajukan:

• Apakah ada pola di key result yang skornya rendah? Misalnya, semua yang terkait akuisisi pengguna baru skornya rendah -- mungkin ada masalah sistemik di channel akuisisi.
• Apakah objective-nya masih relevan, atau konteks bisnis sudah berubah?
• Apakah ada key result yang tercapai tapi ternyata tidak menggerakkan objective-nya? Ini menandakan key result yang salah dipilih.

Bagian 3: Transisi ke Kuartal Berikutnya (30 menit)

Menit 60-75: Draft objective kuartal berikutnya. Berdasarkan pelajaran dari review, diskusikan: apa 2-3 hal terpenting yang harus berubah di kuartal depan? Ini belum harus final -- cukup outline kasar yang akan dimatangkan dalam sesi planning terpisah.

Menit 75-85: Carry-over decisions. Tentukan key result mana yang dilanjutkan ke kuartal berikutnya dan mana yang sudah tidak relevan. Tidak semua key result yang belum tercapai harus otomatis di-carry-over.

Menit 85-90: Action items dan penutup. Catat keputusan, penanggung jawab, dan jadwal planning berikutnya.

Pertanyaan Kunci yang Harus Diajukan Saat Review

Berikut daftar pertanyaan yang membantu menggali insight lebih dalam saat cara review OKR berlangsung.

Untuk setiap key result: Jika kita mengulang kuartal ini, apa satu hal yang akan kita lakukan berbeda? Apakah key result ini benar-benar mengukur apa yang kita maksud? Apakah datanya cukup akurat?

Untuk setiap objective: Apakah objective ini masih relevan? Jika semua key result tercapai sempurna, apakah objective-nya benar-benar tercapai juga? Jika tidak, key result-nya yang kurang tepat.

Untuk tim secara keseluruhan: Apakah OKR kuartal ini membantu kita fokus atau justru terasa seperti beban? Apakah check-in mingguan berjalan konsisten? Dan yang paling penting: apa satu hal yang harus kita perbaiki di proses OKR untuk kuartal depan?

Pertanyaan terakhir ini sering menghasilkan insight paling berharga -- bukan tentang konten OKR-nya, tapi tentang proses menjalankannya.

Menangani Skor Ekstrem: Terlalu Rendah atau Terlalu Tinggi

Ketika Skor di Bawah 0.3

Skor di bawah 0.3 menandakan sesuatu yang fundamental tidak berjalan. Jangan langsung menyimpulkan bahwa tim gagal. Periksa tiga kemungkinan: target tidak realistis sejak awal (kegagalan perencanaan, bukan eksekusi), ada blocker yang tidak teridentifikasi (dependensi, keterbatasan teknis, perubahan pasar), atau prioritas bergeser di tengah kuartal karena peluang atau krisis yang memaksa tim mengalihkan fokus.

Langkah yang tepat: identifikasi mana penyebab yang terjadi, lalu gunakan pelajarannya untuk menyusun OKR yang lebih realistis di kuartal berikutnya.

Ketika Skor di Atas 0.9

Skor tinggi konsisten bukan selalu kabar baik. Tanyakan: apakah tim bermain aman dan memasang target yang pasti tercapai? Apakah kondisi eksternal yang membantu, bukan eksekusi yang luar biasa? Dan yang paling penting -- apakah kita bisa lebih ambisius? Jika key result "meningkatkan traffic dari 5.000 ke 8.000" tercapai dengan skor 1.0, mungkin target yang lebih tepat adalah 15.000. Dorong tim untuk memasang target yang membuat mereka sedikit tidak nyaman.

Kesalahan Umum dalam Review OKR

1. Review Berubah Jadi Sesi Menyalahkan

Ketika skor rendah, reaksi alami adalah mencari siapa yang salah. Ini membunuh kultur keterbukaan yang dibutuhkan OKR. Bangun kebiasaan bertanya "apa yang bisa kita perbaiki" bukan "siapa yang bertanggung jawab atas kegagalan ini."

2. Hanya Fokus pada Angka, Abaikan Konteks

Skor 0.5 bisa berarti kegagalan (jika kondisinya mendukung tapi eksekusi buruk) atau bisa berarti pencapaian luar biasa (jika ada krisis besar yang harus ditangani di tengah kuartal). Angka tanpa konteks bisa menyesatkan.

3. Tidak Ada Dokumentasi

Review yang hebat tapi tidak didokumentasikan akan dilupakan dalam dua minggu. Cukup satu halaman ringkasan: skor setiap key result, insight utama, dan keputusan untuk kuartal berikutnya. Simpan di tempat yang bisa diakses seluruh tim.

4. Langsung Lompat ke OKR Baru Tanpa Refleksi

Terlalu terburu-buru menyusun OKR kuartal berikutnya tanpa benar-benar mencerna pelajaran dari kuartal yang lewat. Berikan waktu untuk refleksi -- minimal 30 menit di sesi review sebelum mulai bicara tentang target baru.

5. Review Hanya Dilakukan di Akhir Kuartal

Cara review OKR yang efektif sebenarnya bukan hanya event kuartalan. Check-in mingguan 15 menit untuk update progress key result sama pentingnya. Tanpa check-in mingguan, review kuartalan sering menjadi momen kejutan karena tidak ada yang memantau progress sepanjang kuartal.

Dari Review ke OKR Kuartal Berikutnya

Review OKR bukan akhir dari siklus -- ini adalah awal dari siklus berikutnya. Berikut cara transisi yang mulus.

Langkah 1: Identifikasi Carry-Over

Tidak semua OKR yang belum tercapai harus dilanjutkan. Tanyakan untuk setiap key result yang belum tercapai: "Apakah ini masih hal terpenting yang harus kita kejar?" Jika ya, bawa ke kuartal berikutnya dengan target yang diperbarui berdasarkan data terbaru. Jika tidak, lepaskan tanpa rasa bersalah.

Langkah 2: Update Konteks Bisnis

Apa yang berubah di bisnis atau pasar sejak OKR terakhir disusun? Peluang baru, ancaman baru, perubahan strategi? Konteks ini menentukan apakah objective kuartal berikutnya melanjutkan arah yang sama atau perlu pivot.

Langkah 3: Draft OKR Baru

Dengan pelajaran dari review dan konteks terbaru, draft 2-3 objective untuk kuartal berikutnya. Ingat prinsip dasarnya: objective menggambarkan dampak yang ingin dicapai, key result mengukur bagaimana kamu tahu sudah sampai. Jika kamu butuh referensi contoh OKR per fungsi, lihat contoh OKR marketing sebagai inspirasi format dan level ambisi yang tepat.

Langkah 4: Validasi dan Finalisasi

Sebelum OKR baru di-finalisasi, pastikan tiga hal: setiap key result punya baseline data yang jelas, setiap objective bisa di-trace ke goal perusahaan, dan setiap orang di tim paham kontribusinya terhadap OKR tersebut.

Konteks Tim Kecil: Review Tidak Harus Formal

Untuk startup dengan tim 3-10 orang, review OKR tidak perlu menjadi event formal yang menegangkan. Beberapa penyesuaian yang bisa dilakukan:

Gabungkan review dan planning. Alih-alih dua sesi terpisah, gabungkan dalam satu sesi 2-3 jam. Lebih efisien untuk tim kecil.

Gunakan format percakapan. Tidak perlu slide deck. Buka spreadsheet bersama, walk-through setiap key result, dan diskusikan secara informal tapi terstruktur.

Founder sebagai fasilitator, bukan hakim. Pastikan atmosfernya kolaboratif -- tujuannya belajar bersama, bukan melaporkan ke atasan.

Membangun kebiasaan review yang konsisten adalah bagian dari membangun sistem operasional bisnis yang terukur. Jika kamu ingin memperdalam skill leadership dan people management untuk menjalankan proses ini dengan lebih efektif, kursus Leadership and Team Management di FounderPlus Academy membahas bagaimana membangun ritme tim yang produktif.

Dan jika kamu ingin langsung mengimplementasikan sistem review OKR ini di bisnis kamu dengan pendampingan langsung -- bukan sekadar teori tapi praktek nyata dengan tim kamu sendiri -- program BOS FounderPlus dirancang untuk membantu founder membangun sistem operasional bisnis yang benar-benar berjalan.

FAQ

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk review OKR kuartalan?

Untuk tim kecil 3-10 orang, review OKR kuartalan membutuhkan 60-90 menit. Waktu ini mencakup scoring setiap key result, diskusi pelajaran dari kuartal yang lewat, dan outline awal OKR kuartal berikutnya. Jangan terlalu singkat sehingga tidak mendalam, tapi jangan terlalu lama hingga kehilangan fokus.

Apakah OKR dengan skor 1.0 berarti tim sudah bagus?

Belum tentu. Skor 1.0 atau 100 persen pencapaian justru bisa menandakan target yang terlalu mudah. OKR yang baik seharusnya menantang, dengan rata-rata pencapaian 0.6-0.7. Jika semua key result selalu tercapai sempurna, kuartal berikutnya naikkan ambisi targetnya.

Siapa yang harus hadir di sesi review OKR?

Semua orang yang terlibat dalam OKR tersebut wajib hadir. Untuk startup kecil, biasanya seluruh tim inti. Yang penting adalah decision maker ada di ruangan, karena review OKR sering memunculkan kebutuhan perubahan prioritas yang memerlukan keputusan cepat.

Bagaimana jika OKR berubah di tengah kuartal, apakah tetap di-review?

Ya, tetap review OKR yang sudah dimodifikasi. Catat perubahan apa yang terjadi dan mengapa. Justru ini menjadi bahan evaluasi penting: apakah perubahan tersebut karena kondisi pasar berubah atau karena OKR awalnya kurang matang. Pelajaran ini sangat berharga untuk kuartal berikutnya.

Apa yang harus dilakukan setelah review OKR selesai?

Dokumentasikan hasil scoring dan insight utama dalam satu dokumen ringkas. Lalu langsung masuk ke sesi penyusunan OKR kuartal berikutnya, karena momentum dan konteks dari review masih segar. Pastikan action items dari review punya penanggung jawab dan tenggat waktu yang jelas.