Sales Naik Turun Terus? Cara Membangun Sales System yang Prediktif
Bulan ini revenue Rp 300 juta. Bulan depan tiba-tiba Rp 150 juta. Bulan berikutnya naik lagi Rp 280 juta. Anda tidak bisa prediksi, tidak bisa plan, dan setiap bulan terasa seperti gambling.
Ini bukan masalah market atau produk. Ini masalah tidak ada sales system.
Kenapa Revenue Naik Turun: Bukan Karena Market
Sebagian besar UKM yang revenue-nya tidak konsisten punya pola yang sama:
Sales cuma terjadi kalau owner push. Kalau owner sibuk hal lain, sales drop. Kalau owner fokus sales, naik lagi. Revenue mengikuti energi owner, bukan sistem.
Tidak ada tracking pipeline. Tidak tahu berapa lead yang masuk minggu ini, berapa yang sudah di-follow-up, berapa yang kemungkinan closing. Semua berdasarkan feeling.
Follow-up tidak konsisten. Lead masuk hari ini, baru di-follow-up 3 hari kemudian. Atau lebih parah: lupa sama sekali.
Tidak tahu conversion rate. Dari 100 orang yang tanya, berapa yang akhirnya beli? Kalau tidak tahu angka ini, Anda tidak bisa memprediksi apa-apa.
Anatomi Sales System yang Prediktif
Sales system bukan soal tools canggih. Ini soal 4 komponen yang bekerja bersama:
Komponen 1: Pipeline yang Tervisualisasi
Setiap prospek ada di salah satu tahap ini:
Lead Masuk → Contacted → Proposal/Quote → Negotiation → Won/Lost
Visualisasi ini memberi Anda X-ray vision ke bisnis. Anda bisa lihat:
- Berapa lead di setiap tahap
- Di tahap mana paling banyak yang "mati"
- Berapa lama rata-rata dari lead masuk sampai closing
Bahkan pakai spreadsheet sederhana sudah cukup:
| Lead | Tanggal Masuk | Sumber | Tahap | Value | Next Action | Deadline |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pak Ahmad | 1 Feb | Proposal sent | Rp 5jt | Follow up Jumat | 7 Feb | |
| Ibu Rina | 3 Feb | Referral | Contacted | Rp 3jt | Kirim katalog | 5 Feb |
| CV Makmur | 5 Feb | Website | Lead masuk | Rp 15jt | Call hari ini | 5 Feb |
Komponen 2: Conversion Metrics yang Di-track
Anda harus tahu angka-angka ini:
Lead-to-Contact Rate: Dari yang masuk, berapa persen yang berhasil dikontak? Kalau 100 lead tapi cuma 50 yang dikontak, masalahnya di kecepatan response.
Contact-to-Proposal Rate: Dari yang dikontak, berapa yang sampai tahap proposal? Kalau rendah, mungkin kualifikasi lead-nya yang perlu diperbaiki.
Proposal-to-Close Rate (Close Rate): Dari yang dapat proposal, berapa yang beli? Ini metric paling penting. UKM yang sehat biasanya 15-30%.
Average Deal Size: Rata-rata nilai transaksi. Penting untuk prediksi revenue.
Dengan 4 angka ini, Anda bisa prediksi revenue:
Revenue bulan depan = Lead masuk × Contact rate × Proposal rate × Close rate × Avg deal size
Contoh: 80 leads × 70% contact × 50% proposal × 25% close × Rp 3jt = Rp 21 juta
Bukan tebakan. Bukan feeling. Angka.
Komponen 3: Follow-up System yang Otomatis
Follow-up yang terlambat = deal yang hilang. Aturan sederhana:
- Lead baru: respond dalam 1 jam (max 4 jam)
- Setelah kirim proposal: follow-up dalam 2 hari
- Setelah meeting/presentasi: follow-up dalam 24 jam
- Lead yang belum decide: follow-up setiap 5-7 hari
- Lead yang sudah 3x tidak respond: pindahkan ke "cold" list, revisit bulan depan
Bikin ini jadi daily ritual: setiap pagi, 10 menit, cek pipeline dan identifikasi leads yang harus di-follow-up hari ini. Bukan optional. Ini kerjaan wajib.
Komponen 4: Weekly Sales Review
Setiap Senin, 30 menit, jawab pertanyaan ini:
- Berapa lead baru masuk minggu lalu?
- Berapa deal yang closing?
- Berapa deal yang lost? Kenapa?
- Berapa total pipeline value sekarang?
- Prediksi revenue bulan ini berdasarkan pipeline?
Ini bukan meeting motivasi. Ini meeting angka. Dan dari angka ini, Anda bisa ambil keputusan: perlu push marketing, perlu improve proposal, perlu training sales, atau perlu adjust target.
Metrics yang Wajib Di-track Setiap Minggu
Banyak UKM yang mulai membangun sales system tapi berhenti di pipeline tracker. Padahal pipeline tanpa metrics itu seperti dashboard mobil tanpa speedometer. Anda tahu ada jalan, tapi tidak tahu seberapa cepat Anda bergerak.
Berikut metrics yang wajib Anda track setiap minggu:
1. Lead Volume. Berapa total lead baru yang masuk minggu ini? Dari channel mana saja? Ini menunjukkan seberapa efektif marketing Anda mendatangkan prospek. Kalau lead volume menurun 2 minggu berturut-turut, itu sinyal bahwa channel marketing perlu di-evaluate.
2. Response Time. Berapa lama rata-rata dari lead masuk sampai pertama kali dikontak? Riset menunjukkan bahwa lead yang direspons dalam 5 menit punya peluang konversi 10x lebih tinggi dibanding yang direspons dalam 1 jam. Kalau response time Anda masih hitungan hari, di situ kemungkinan besar kebocoran terbesar pipeline Anda.
3. Pipeline Velocity. Berapa lama rata-rata dari lead masuk sampai closing? Ini membantu Anda prediksi kapan revenue akan masuk. Kalau rata-rata pipeline velocity Anda 14 hari, maka lead yang masuk minggu ini baru akan jadi revenue 2 minggu ke depan.
4. Win Rate per Stage. Jangan cuma track close rate total. Track win rate di setiap tahap pipeline. Contoh: dari lead ke contacted 80%, dari contacted ke proposal 40%, dari proposal ke won 30%. Dengan data per stage, Anda bisa identifikasi tahap mana yang paling bocor dan fokus perbaiki di situ.
5. Average Deal Value. Rata-rata nilai transaksi. Kalau deal value naik, artinya Anda berhasil upsell atau menarik customer yang lebih besar. Kalau turun, mungkin ada masalah di targeting atau pricing.
6. Lost Deal Reason. Setiap deal yang gagal, catat alasannya. Setelah 1 bulan, Anda akan melihat pola. Mungkin 40% lost karena harga, 30% karena timing, 20% karena competitor. Data ini sangat berharga untuk memperbaiki strategi.
Cara Menghitung Revenue Forecast yang Akurat
Revenue forecast bukan tebakan. Ini formula berbasis data yang semakin akurat seiring waktu.
Metode 1: Pipeline-based Forecast
Lihat semua deal yang ada di pipeline sekarang. Kalikan value masing-masing dengan probability closing berdasarkan stage-nya.
| Stage | Probability | Deal Value | Weighted Value |
|---|---|---|---|
| Lead | 10% | Rp 10jt | Rp 1jt |
| Contacted | 25% | Rp 8jt | Rp 2jt |
| Proposal Sent | 50% | Rp 15jt | Rp 7.5jt |
| Negotiation | 75% | Rp 5jt | Rp 3.75jt |
| Total | Rp 14.25jt |
Probability di setiap stage didapat dari data historis close rate Anda. Semakin lama Anda tracking, semakin akurat probability-nya.
Metode 2: Historical Trend Forecast
Hitung rata-rata revenue 3 bulan terakhir. Tambahkan atau kurangi berdasarkan trend (naik atau turun) dan faktor musiman. Metode ini lebih simpel tapi kurang akurat untuk bisnis yang volatil.
Gunakan kedua metode bersamaan untuk cross-check. Kalau hasilnya jauh berbeda, investigasi kenapa.
Dari Zero ke System dalam 4 Minggu
Minggu 1: Bangun Pipeline Tracker Bikin spreadsheet dengan kolom: Lead, Tanggal, Sumber, Tahap, Value, Next Action, Deadline. Masukkan semua leads yang ada sekarang. Dari hari ini, setiap lead baru harus masuk tracker.
Minggu 2: Mulai Track Conversion Hitung conversion rate dari data minggu 1. Ini baseline Anda. Tidak perlu bagus, yang penting mulai tahu angkanya.
Minggu 3: Implement Follow-up Rhythm Bikin aturan follow-up dan jalankan daily check pipeline. Set reminder kalau perlu. Satu minggu konsisten follow-up biasanya langsung terasa impact-nya.
Minggu 4: First Sales Review Review 1 bulan pertama. Anda sekarang punya data untuk bikin prediksi bulan depan. Adjust strategi berdasarkan angka.
Sales System + Business Operating System
Sales yang prediktif tidak berdiri sendiri. Dia butuh:
- Tim dengan role yang jelas, siapa yang generate leads, siapa yang closing, siapa yang handle existing customer
- SOP yang terdokumentasi, cara handling inquiry, cara bikin proposal, cara follow-up
- OKR yang terukur, target sales yang di-breakdown ke weekly dan individual
- Dashboard, angka-angka kunci yang visible setiap hari
Ketika semua komponen ini terhubung dalam satu sistem, revenue tidak lagi bergantung pada energi owner. Mesin sales jalan sendiri.
Ingin membangun sales system yang prediktif dan seluruh Business Operating System dalam 2 bulan? Program BOS dari Founder+ membantu Anda membangun pipeline, tracking, dan sales rhythm langsung di bisnis Anda. Lihat program →
FAQ
Apakah UKM kecil dengan 1-2 salespeople perlu sales system?
Justru di sinilah sales system paling krusial. Dengan 1-2 orang, Anda tidak bisa afford kehilangan deal karena lupa follow-up atau tidak track pipeline. Sales system sederhana, bahkan pakai spreadsheet, bisa meningkatkan close rate 20-30% hanya karena tidak ada lead yang terlewat. Semakin kecil tim, semakin penting setiap lead dikelola dengan baik.
Saya jualan via WhatsApp dan marketplace. Apakah masih butuh sales pipeline?
Iya. Pipeline bukan cuma untuk B2B atau enterprise sales. Setiap bisnis yang punya proses dari "prospek tahu produk" sampai "bayar" punya pipeline, cuma belum tervisualisasi. Dengan memvisualisasi pipeline WhatsApp dan marketplace Anda, Anda bisa lihat di mana kebocoran terjadi. Misalnya, mungkin banyak yang chat tapi sedikit yang checkout. Itu data yang actionable.
CRM apa yang cocok untuk UKM dengan budget terbatas?
Google Spreadsheet sudah cukup untuk UKM dengan kurang dari 100 leads per bulan. Kalau lebih dari itu, pertimbangkan tools gratis atau murah seperti HubSpot Free CRM atau Pipedrive. Yang penting bukan software-nya, tapi konsistensi tracking-nya. CRM termahal pun tidak berguna kalau tidak di-update setiap hari.
Bagaimana cara memprediksi revenue bulan depan?
Gunakan formula sederhana: Revenue prediksi = Jumlah leads x Close rate x Average order value. Misal: 50 leads x 20% close rate x Rp 2 juta = Rp 20 juta. Dengan tracking pipeline yang konsisten selama 2-3 bulan, Anda bisa predict revenue dengan akurasi plus minus 15%. Semakin lama data Anda, semakin akurat prediksinya.
Tim sales saya cuma follow-up kalau diingatkan. Bagaimana mengatasinya?
Ini masalah sistem, bukan motivasi. Bangun daily ritual: setiap pagi 10 menit, cek pipeline dan identifikasi 5 leads yang harus di-follow-up hari ini. Buat reminder otomatis, bahkan alarm HP sudah cukup. Dan yang paling penting: bikin follow-up jadi KPI yang di-track, bukan tugas yang opsional. Ketika follow-up menjadi angka yang dilaporkan di weekly review, orang akan konsisten melakukannya.
Pelajari lebih lanjut di Founderplus Academy dengan 52 courses mulai Rp18.000.
Mulai Hari Ini: Buat Pipeline Tracker
Buka spreadsheet. Bikin 7 kolom: Lead, Tanggal, Sumber, Tahap, Value, Next Action, Deadline. Masukkan 10 leads terakhir yang masuk. Besok pagi, cek siapa yang harus di-follow-up.
Itu langkah pertama dari sales system Anda.
Mau tahu seberapa kuat sales system bisnis Anda? Cek Kesehatan Bisnis, assessment gratis untuk identifikasi gap di sistem penjualan Anda.