RACI Matrix untuk UKM: Cara Bikin Semua Orang Tahu Siapa Ngapain

"Saya pikir itu tugas dia." "Loh, bukannya Anda yang handle?" "Saya nunggu approval dari Pak/Bu dulu."

Kalau percakapan ini sering terjadi di bisnis Anda, masalahnya bukan orangnya malas. Masalahnya tidak ada yang tahu dengan jelas siapa bertanggung jawab atas apa.

RACI Matrix menyelesaikan ini dalam 1 halaman.

Apa Itu RACI dan Kenapa UKM Butuh Ini

RACI adalah framework sederhana yang menjawab 4 pertanyaan untuk setiap proses di bisnis Anda:

R (Responsible): Siapa yang mengerjakan? Ini orang yang hands-on melakukan pekerjaan.

A (Accountable): Siapa yang bertanggung jawab atas hasilnya? Ini orang yang "kepalanya dipenggal" kalau hasilnya jelek. Hanya boleh 1 orang per task.

C (Consulted): Siapa yang dimintai pendapat sebelum keputusan diambil? Ini komunikasi 2 arah, mereka memberi input.

I (Informed): Siapa yang cukup dikasih tahu setelah keputusan dibuat? Ini komunikasi 1 arah, mereka tahu tapi tidak perlu input.

Perbedaan kritis: R mengerjakan, A memastikan hasilnya benar. Satu task bisa punya banyak R, tapi hanya boleh 1 A. Kalau ada 2 A, berarti tidak ada yang benar-benar accountable.

Kenapa Bukan Cuma "Bagi Tugas Biasa"?

Banyak owner UKM merasa sudah membagi tugas. "Adi handle marketing, Budi handle operasional." Tapi pembagian tugas biasa tidak menjawab pertanyaan kritis berikut:

• Kalau ada keputusan soal campaign marketing yang butuh budget besar, siapa yang approve?
• Kalau ada masalah operasional yang berdampak ke customer, siapa yang harus tahu?
• Kalau Adi butuh input dari tim sales sebelum bikin promo, apakah itu wajib atau opsional?

RACI menjawab semua ini. Bukan sekadar "siapa yang ngerjain," tapi juga alur komunikasi dan pengambilan keputusan yang menyertainya. Tanpa kejelasan ini, yang terjadi adalah dua hal: bottleneck di owner karena semua orang minta approval, atau bola jatuh di antara dua orang karena masing-masing mengira yang lain yang handle.

Bayangkan skenario ini: customer besar komplain soal keterlambatan pengiriman. CS merasa itu urusan operasional. Operasional merasa itu urusan CS yang harus komunikasi ke customer. Sementara owner tidak tahu sampai customer sudah marah besar di media sosial. Dengan RACI, alur ini sudah jelas dari awal: siapa yang handle, siapa yang bertanggung jawab atas resolusinya, siapa yang perlu tahu.

Cara Bikin RACI Matrix untuk Bisnis Anda

Langkah 1: List Semua Proses Kunci

Tulis semua proses penting di bisnis Anda. Untuk UKM, biasanya 10-15 proses utama. Contoh untuk bisnis retail:

1. Pembelian/procurement
2. Penerimaan barang dan quality check
3. Inventory management
4. Handling order customer
5. Pengiriman/delivery
6. Handling komplain
7. Social media dan marketing
8. Rekrutmen karyawan baru
9. Payroll dan keuangan
10. Pelaporan dan review performa

Langkah 2: List Semua Role di Tim

Bukan nama orang, tapi role. Karena orang bisa berganti, tapi role tetap.

Contoh: Owner, Operations Lead, Sales, CS, Finance/Admin, Marketing.

Di UKM, 1 orang bisa pegang lebih dari 1 role. Tidak masalah, yang penting role-nya jelas.

Langkah 3: Isi Matrix

Untuk setiap proses, tentukan siapa R, A, C, dan I.

Contoh RACI untuk UKM Retail (tim 6 orang):

Proses	Owner	Ops Lead	Sales	CS	Finance	Marketing
Procurement	C	A, R	I		R
Quality check	I	A		R
Inventory	I	A, R			R
Order handling		I	R	R
Delivery		A	R	I
Komplain	I	A		R
Marketing	A		I			R
Rekrutmen	A	C			R
Payroll	A	I			R
Review performa	A	R	I	I	I	I

Perhatikan: Owner hanya A (Accountable) di hal-hal strategis seperti marketing direction, rekrutmen, dan review performa. Operasional sehari-hari di-handle oleh Ops Lead dan tim.

Langkah 4: Validasi dengan 4 Aturan

Setelah matrix selesai, cek aturan ini:

Aturan 1: Setiap baris harus punya minimal 1 R dan tepat 1 A. Kalau tidak ada R, tidak ada yang mengerjakan. Kalau tidak ada A, tidak ada yang bertanggung jawab. Kalau A lebih dari 1, tidak ada yang benar-benar accountable.

Aturan 2: Jangan terlalu banyak C. Kalau 1 proses punya 4 orang yang di-consult, proses itu akan lambat karena semua orang harus memberi input. Batasi C ke 1-2 orang yang memang expertise-nya relevan.

Aturan 3: Owner tidak boleh jadi R di proses operasional. Kalau owner masih R di proses sehari-hari, bisnis tetap owner-dependent. Owner idealnya cuma A dan C di hal strategis.

Aturan 4: Tidak ada kolom yang kosong semua. Kalau ada role yang tidak punya R, A, C, atau I sama sekali di matrix, pertanyaannya: apa kontribusi role itu?

Contoh RACI per Skenario Bisnis

Skenario: Handling Komplain Customer

Aktivitas	CS Staff	CS Lead	Owner
Terima dan log komplain	R	I
Investigasi masalah	R	C
Solusi standar (refund < Rp 500rb)	R	A
Solusi non-standar (> Rp 500rb)	R	R	A
Follow up setelah resolusi	R	I
Report mingguan komplain	R	A	I

CS staff langsung handle dan solve. CS Lead memastikan kualitas handling. Owner hanya terlibat kalau nilainya besar.

Skenario: Launching Produk Baru

Aktivitas	Owner	Ops	Sales	Marketing
Riset market dan validasi	A	C	R	R
Tentukan harga dan positioning	A	C	C	R
Siapkan stok/production	I	A, R
Buat konten marketing	I		C	A, R
Training tim sales	A		R	C
Launch dan monitoring	A	R	R	R
Review hasil setelah 1 bulan	A	R	R	R

Owner accountable untuk keputusan strategis, tapi eksekusi di tim.

Skenario: Onboarding Karyawan Baru

Aktivitas	Owner	HRD/Admin	Direct Manager	Buddy
Screening CV dan interview awal	C	A, R	C
Interview final	A	R	R
Administrasi (kontrak, dll)	I	A, R
Orientasi perusahaan		A, R	C
Training teknis role		I	A, R	R
Review minggu pertama	C	I	A, R	C
Review probation (3 bulan)	A	R	R	I

Dari RACI ke Tindakan: Tips Implementasi

Share ke semua orang. RACI yang cuma ada di laptop owner itu sama aja bohong. Print, tempel di dinding, share di group chat. Semua orang harus tahu.

Referensi saat ada konflik. Kalau ada kebingungan "ini tugas siapa," buka RACI. Jawabannya sudah ada. Ini mengurangi drama dan politik kantor.

Update saat ada perubahan. Hire orang baru? Update RACI. Proses berubah? Update RACI. Review minimal setiap quarter.

Jangan bikin terlalu granular. RACI untuk proses utama saja, bukan untuk setiap tugas kecil. Kalau matrix Anda punya 50 baris, itu terlalu detail.

Step-by-Step Implementasi RACI di Tim Anda

Membuat RACI itu mudah. Membuat tim benar-benar menjalankannya, itu tantangan sebenarnya. Berikut langkah implementasi yang sudah terbukti berhasil di banyak UKM:

Minggu 1: Draft dan diskusi. Kumpulkan tim inti Anda dalam meeting 60 menit. Jelaskan konsep RACI dengan contoh sederhana. Lalu draft bersama, bukan sendiri. Ketika tim ikut menyusun, mereka merasa memiliki dan lebih mau menjalankannya.

Minggu 2: Trial run. Jalankan RACI selama 1 minggu untuk 3-5 proses yang paling sering menimbulkan kebingungan. Minta setiap anggota tim mencatat momen di mana mereka ragu tentang role mereka.

Minggu 3: Review dan revisi. Kumpulkan feedback dari trial run. Biasanya akan ada beberapa penyesuaian: mungkin ada role yang terlalu banyak di-consult dan memperlambat proses, atau ada proses di mana Accountable-nya kurang tepat. Revisi berdasarkan pengalaman nyata, bukan teori.

Minggu 4: Finalisasi dan sosialisasi. Setelah revisi, finalisasi RACI Anda. Buat versi visual yang mudah dibaca. Tempel di tempat yang terlihat semua orang. Masukkan ke onboarding kit untuk karyawan baru. Jadikan RACI sebagai referensi pertama setiap kali ada pertanyaan "ini tanggung jawab siapa."

Kunci suksesnya bukan di dokumennya, tapi di konsistensi penggunaannya. Setiap kali ada kebingungan, arahkan tim kembali ke RACI. Lama-kelamaan, tim akan terbiasa mengecek sendiri tanpa perlu ditanya.

Tanda RACI Anda Berhasil

Sebelum RACI: "Pak, ini gimana ya?" 15x sehari. Sesudah RACI: Tim tahu kapan harus eksekusi sendiri, kapan harus konsultasi, kapan cukup lapor.

Sebelum RACI: Ada task yang jatuh di antara 2 orang, tidak ada yang pick up. Sesudah RACI: Setiap task ada owner yang jelas.

Sebelum RACI: Owner terlibat di semua hal. Sesudah RACI: Owner cuma di-ping untuk hal strategis.

RACI dalam Business Operating System

RACI adalah salah satu fondasi dari Business Operating System yang lebih besar:

• RACI mendefinisikan siapa ngapain
• SOP mendefinisikan bagaimana caranya
• KPI mendefinisikan seberapa bagus hasilnya
• OKR mendefinisikan mau ke mana
• Meeting rhythm memastikan semuanya di-review rutin

Tanpa RACI, SOP tidak punya owner. KPI tidak punya penanggung jawab. Tim tetap nunggu arahan.

Ingin membangun RACI, struktur organisasi, dan seluruh Business Operating System dalam 2 bulan? Program BOS dari Founder+ membantu Anda membangun accountability system yang jelas untuk seluruh tim. Lihat program

FAQ

Apakah RACI terlalu formal untuk bisnis kecil?

Justru sebaliknya. Di bisnis kecil, orang sering merangkap role sehingga batas tanggung jawab jadi blur. RACI memperjelasnya. Anda tidak perlu bikin dokumen formal, cukup tabel sederhana 1 halaman yang ditempel di dinding atau di-share di group chat.

Bagaimana kalau 1 orang punya banyak R (Responsible) karena tim kecil?

Itu normal di UKM. Yang penting pastikan tidak ada 1 orang yang jadi A (Accountable) untuk semuanya, karena itu berarti owner masih jadi bottleneck. Distribusikan Accountable secara merata. Kalau 1 orang punya terlalu banyak R, itu sinyal untuk hire atau outsource.

Apa bedanya Responsible dan Accountable?

Responsible itu yang mengerjakan. Accountable itu yang bertanggung jawab atas hasilnya. Contoh: staff CS yang menjawab komplain itu Responsible. CS Lead yang memastikan semua komplain ditangani dengan baik itu Accountable. Satu task bisa punya banyak R, tapi hanya boleh punya 1 A.

Bagaimana kalau ada konflik antara dua orang yang merasa sama-sama Responsible?

Itu artinya RACI belum jelas. Review kembali dan pastikan setiap task hanya punya 1 A (Accountable). A-lah yang memutuskan kalau ada konflik. Kalau dua orang sama-sama R, mereka harus koordinasi, tapi yang A yang punya final say.

Seberapa sering RACI harus di-update?

Setiap kali ada perubahan struktur tim, proses baru, atau setelah terjadi kebingungan berulang tentang tanggung jawab. Minimal review setiap quarter bersamaan dengan review OKR. RACI yang usang sama bahayanya dengan tidak punya RACI. Jika Anda ingin panduan lengkap membangun sistem accountability termasuk RACI, program BOS dari Founder+ bisa membantu Anda menyusunnya secara terstruktur.

Mulai Sekarang: 1 Proses, 1 RACI

Pilih 1 proses yang paling sering bikin kebingungan di tim Anda. Tulis RACI-nya. Share ke tim. Jalankan mulai besok.

Mau tahu seberapa jelas accountability di bisnis Anda? Cek Kesehatan Bisnis Anda, assessment gratis untuk identifikasi gap di struktur tim dan tanggung jawab.